إدارة البريد الإلكتروني في Bitrix24: دليل شامل للمؤسسات والأفراد

يُعد نظام Bitrix24 من المنصات المتكاملة التي تجمع بين أدوات التواصل الداخلي وإدارة العملاء والأعمال، ويُشكّل البريد الإلكتروني جزءًا أساسيًا في سير العمل داخل المنصة. في هذا المقال سنستعرض كيفية إدارة البريد الإلكتروني في Bitrix24 بدءًا من إدارة صناديق البريد وحتى منح الصلاحيات وربط حسابات متعددة، مع التركيز على أفضل الممارسات التي تساعد المستخدمين على تنظيم بريدهم بشكل فعّال داخل المنصة.

أولاً: إدارة صناديق البريد للمستخدمين

يتيح Bitrix24 للمؤسسات إدارة صناديق البريد الخاصة بالموظفين بشكل مركزي، مما يسهّل التحكم في الرسائل الواردة والصادرة وربطها بأهداف العمل المختلفة. من خلال قسم Webmail يمكن للمسؤول أن يرى جميع الصناديق المتصلة، ويضيف أو يحرر إعدادات البريد بناءً على الحاجة. ويُعد هذا مفيدًا لضمان سير المراسلات بكفاءة خاصة في الفرق الكبيرة حيث قد تتعدد عناوين البريد وتحتاج إلى تنظيم دقيق.

بشكل افتراضي، يستطيع المسؤول تغيير إعدادات البريد، بينما يمكن للمشرفين رؤية صناديق مرؤوسيهم دون القدرة على التعديل. كما يمكن استخدام أدوات التصفية للعثور على صندوق بريد معين بسرعة، حسب عنوان البريد أو اسم الموظف أو وقت آخر مزامنة.

ثانيًا: استخدام البريد في تطبيق Bitrix24 على الهاتف

تقدّم تطبيقات Bitrix24 على الهواتف الذكية تجربة مرنة لإدارة البريد الإلكتروني، مماثلة لنسخة الويب. يمكن للمستخدمين ربط حسابات البريد الخاصة بهم داخل التطبيق، وقراءة الرسائل، والرد عليها، وإعادة توجيهها، وإنشاء مهام أو ربط البريد بجهات اتصال CRM مباشرة عبر الهاتف.

تتم عملية الربط عبر اختيار خدمة البريد المراد توصيلها ثم تسجيل الدخول، وبعد ذلك يتم مزامنة البريد تلقائيًا داخل التطبيق. وإذا كان لدى الموظف أكثر من حساب بريد، يمكنه التبديل بينها لإدارة مهامه اليومية أثناء التنقل.

ثالثًا: ربط عدة حسابات بريد في Bitrix24

في بعض الحالات، يحتاج الفريق إلى ربط عدة حسابات بريد إلكتروني في حساب Bitrix24 واحد، خاصة عندما يعمل ضمن فريق مبيعات أو دعم عملاء يتطلب اشتراك عدة عناوين بريدية. تتيح المنصة لأصحاب الصلاحيات ربط عناوين البريد المتعددة دفعة واحدة، بشرط أن تكون هذه الحسابات تستخدم نفس نطاق البريد وذات إعدادات SMTP وIMAP متطابقة.

عادة ما يبدأ المسؤول بفتح قسم إدارة صناديق البريد ثم اختيار خيار الربط الجماعي، يلي ذلك إدخال تفاصيل خادم البريد، ثم اختيار الموظفين الذين سيعملون بهذه الحسابات. وبعد الانتهاء من إعداد الربط، سيتمكن الموظفون من البدء في استخدام عناوين البريد الخاصة بهم فورًا داخل Bitrix24 دون الحاجة لإعدادات أخرى.

رابعًا: إعدادات صلاحيات الوصول للبريد

تُعد إدارة الصلاحيات داخل قسم البريد من الجوانب الحيوية لضمان حماية البيانات وتحديد صلاحيات العمل المختلفة. يمكن للمسؤول ضبط من يمكنه رؤية صناديق البريد، ومن يمكنه تعديل الإعدادات، ومن يمكنه ربط حسابات جديدة، أو حتى من يمكنه إدارة الأذونات الخاصة بالبريد.

يتوفر في النظام أدوار افتراضية مثل:

• المسؤول الإداري الذي يمتلك صلاحيات كاملة،
• المشرف الذي يمكنه رؤية صناديق فريقه فقط،
• المدير القادر على إدارة صندوقه الشخصي فقط.

ويمكن أيضًا إنشاء أدوار مخصّصة أو نسخ الأدوار الحالية وتعديلها بما يناسب سياسات المؤسسة. بعد تحديد الأدوار المناسبة، يمكن تعيين الموظفين إليها لتحديد ما إذا كان بإمكانهم عرض الصناديق، تعديل الإعدادات، ربط صناديق شخصية جديدة، أو إدارة الصلاحيات ضمن نطاقات مختلفة مثل القسم أو جميع الأقسام.

يقدّم Bitrix24 إمكانيات واسعة لإدارة البريد الإلكتروني في بيئة العمل الرقمية، مع تركيز واضح على المرونة والتحكم المؤسسي. من إدارة صناديق البريد للمستخدمين إلى الربط الجماعي لعدة حسابات ومنح صلاحيات الوصول بشكل مرن، يمكن للمؤسسات تحسين سير العمل اليومي والتواصل الداخلي والخارجي بطريقة متكاملة. إن الاستخدام الفعّال لهذه الأدوات يسهم في تعزيز الإنتاجية وتقليل العبء الإداري المرتبط بالبريد الإلكتروني في المنظمات.