الفواتير المتكررة وميزة CoPilot في CRM داخل Bitrix24

تُوفِّر منصة Bitrix24 مجموعة أدوات قوية تهدف إلى تسهيل الأعمال الإدارية والمالية ضمن بيئة متكاملة، ومن بين هذه الأدوات الفواتير المتكررة في قسم المبيعات وميزة CoPilot في إدارة علاقات العملاء (CRM). في هذا المقال سنعرض كيفية الاستفادة من هاتين الميزتين لتحسين سير العمل وتوفير الوقت في المهام المتكررة.

أولاً: الفواتير المتكررة

تُعد الفواتير المتكررة أداة مهمة للشركات التي تتعامل مع مدفوعات منتظمة من العملاء، مثل الإيجارات أو خدمات الاشتراك الدوري. هذه الميزة تمكّن المستخدم من إعداد فاتورة لمرة واحدة ثم ضبطها لتُصدر تلقائيًا حسب جدول معيّن، مثل أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا.

أهم ما يميز الفواتير المتكررة هو قدرتها على تقليل الأعمال الروتينية المتعلقة بإصدار الفواتير المتكررة، وبالتالي تقليل فرصة الخطأ البشري وتوفير الوقت. بعد إعداد الفاتورة، يمكن تحديد الفترة الزمنية لإنشائها تلقائيًا، إضافة تاريخ بدء وتاريخ انتهاء أو عدد مرات محدد للإصدار التلقائي.

لإرسال هذه الفواتير إلى العملاء بصورة تلقائية عبر البريد الإلكتروني، يجب تفعيل خيار الإرسال التلقائي في إعدادات الفاتورة، ثم اختيار قالب البريد والعنوان الذي سيظهر في الرسالة. يمكن أيضًا تحديد المستلمين إذا كان لدى العميل أكثر من عنوان بريد. كما يمكن عرض جميع الفواتير المتكررة في قائمة خاصة تسمح بمراجعتها ومعرفة من هو المسؤول عنها ومتى تم إنشاؤها أو إرسالها.

ثانيًا: ميزة CoPilot في الـ CRM

يوفر Bitrix24 ميزة CoPilot في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وهي أداة تعتمد على الذكاء الاصطناعي لمساعدة الموظفين على تحليل محادثات الدردشة مع العملاء وتقليل الوقت المستغرق في إدخال البيانات يدويًا. بدلاً من قراءة المحادثة كاملة وتسجيل التفاصيل بشكل يدوي، يقوم CoPilot بإنشاء ملخص ذكي لأهم النقاط التي دارت في الحوار.

تساعد هذه الخاصية خاصة في الحالات التي يكون فيها الحوار طويلًا أو يحتوي على تفاصيل مهمة مثل طريقة الدفع أو بيانات التسليم أو أي اتفاقيات أخرى. بعد انتهاء المحادثة، يمكن للمستخدم تشغيل CoPilot عبر نموذج الصفقة أو العميل المرتبط بالدردشة، ليقوم النظام بتحليل النص وتقديم ملخص جاهز يعرض النقاط الأساسية.

ميزة إضافية لـ CoPilot هي إمكانية ملء الحقول الفارغة في نماذج CRM تلقائيًا باستخدام المعلومات المأخوذة من المحادثة. يمكن تحديد اللغة التي يكتب بها الملخص، ويتم حفظ المعلومات في الحقول المناسبة في النموذج دون الحاجة لتدخل الموظف، مما يحسن كفاءة العمل ويضمن جودة البيانات داخل النظام.

تُعد كل من الفواتير المتكررة وميزة CoPilot في CRM أدوات قوية داخل Bitrix24 تعزز من إنتاجية الفريق وتقلل العبء الإداري. فالأولى تدير الجوانب المالية المتكررة بصورة تلقائية، بينما الثانية تساعد في استخلاص المعلومات المهمة من محادثات العملاء وتحويلها إلى بيانات قابلة للاستخدام داخل النظام، مما يدعم فرق المبيعات وخدمة العملاء على حد سواء.

باستخدام هذه الأدوات بفعالية، يمكن للشركات توفير الوقت، تجنب الأخطاء الروتينية، وتحسين تجربة العملاء بشكل عام.